Ekstern privatlivspolitik for Advokatkontoret KHL ApS

Advokatkontoret KHL ApS (i det følgende ”KHL”) respekterer behovet for beskyttelse af fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, herunder deres ret til beskyttelse af personoplysninger.

Det er naturligt for os at prioritere datasikkerhed og fortrolighed højt. Vi behandler de personoplysninger, som vi bliver betroet, ordentligt og ansvarligt.

I denne eksterne privatlivspolitik kan du læse, hvordan vi håndterer de oplysninger, vi behandler, når du er kunde hos os, besøger vores hjemmeside og/eller i øvrigt deler dine personoplysninger med os. Denne eksterne privatlivspolitik gælder, når vi behandler personoplysninger som dataansvarlig.

Vores juridiske oplysninger er:

Advokatkontoret KHL ApS
CVR-nr. 33591101
Niels Bohrs Vej 2
6000 Kolding

KHL som databehandler

I de tilfælde, hvor KHL er databehandler, agerer vi efter instruks fra en dataansvarlig og i henhold til en databehandleraftale. I disse få tilfælde finder denne privatlivspolitik ikke anvendelse for vores behandling.

Formål med behandling og kategorier af personoplysninger

Hvis du er klient hos KHL eller en potentiel klient, behandler vi som udgangspunkt dine oplysninger med henblik på at indgå eller opfylde den aftale, vi har med enten dig eller den virksomhed, organisation eller myndighed, du repræsenterer, og for at kunne yde og fakturere rådgivning.

Vi kan behandle en række almindelige oplysninger om dig, herunder navn, e-mailadresse, telefonnummer, stilling, uddannelsesmæssig baggrund, professionelle oplysninger og andre oplysninger, der er nødvendige led i advokatopdraget eller i vores forretningsmæssige relation. Vi kan også behandle oplysninger om finansielle forhold, herunder betalingsoplysninger og skatteoplysninger. Vi kan efter omstændighederne også behandle oplysninger som din privatadresse og dine private kontaktoplysninger. Retsgrundlaget for vores behandling, der afhænger af karakteren af vores rådgivning, er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, c og f.

Vi kan i visse tilfælde behandle særlige kategorier af personoplysninger (følsomme personoplysninger), jfr. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, og/eller oplysninger om strafbare forhold, jfr. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 og 4, hvis omstændighederne i den eller de sager, vi har påtaget os, nødvendiggør det. Det kan for eksempel være tilfældet i forsikrings-/erstatningssager.

Skal vi foretage registreringer i offentlige myndigheders databaser via portaler, som for eksempel virk.dk eller tinglysningen.dk, kan det være nødvendigt at behandle dit CPR-nummer. Behandlingsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2.

Personoplysningerne bruger vi til at kommunikere med dig, behandle den sag vi har påtaget os og til at foretage eventuelle registreringer i myndigheders digitale serviceløsninger.

Personoplysningerne kommer fra dig selv, tredjemand eller samarbejdspartnere.

Hvis du er modpart eller på anden måde involveret i den sag, vi har påtaget os for en klient, behandler vi som udgangspunkt dine oplysninger med henblik på at indgå eller opfylde den aftale, vi har med vores klient, og som led i varetagelsen af vores klients interesser. Personoplysningerne kommer fra vores klient, dig selv, tredjemand og/eller vores samarbejdspartnere. Hvis vi har modtaget personoplysningerne fra andre end dig selv, har du ret til at blive informeret om vores behandling af dine personoplysninger. Vi er dog som advokater underlagt tavshedspligt og kan derfor undlade at informere dig, hvis vores behandling af personoplysninger skal forblive fortrolige.

Særligt om vores pligter efter hvidvaskloven

Som advokatvirksomhed er vi pålagt pligter efter hvidvaskloven i forbindelse med visse af vores juridiske ydelser. Vi vil behandle dine personoplysninger i den forbindelse, herunder identitetsoplysninger, for eksempel navn, cpr.nr., pasnummer og kørekortnummer. Vi behandler alene identitetsoplysninger indhentet efter hvidvaskloven med henblik på opfyldelse af vores pligter efter denne lov. Behandlingen af almindelige personoplysninger sker på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og behandlingen af følsomme personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g om pligt til at overholde retlige forpligtelser.

Personoplysningerne kommer fra de berørte personer selv, via offentligt tilgængelige portaler samt via eksterne samarbejdspartnere, der f. eks. kan screene for, om en person er en politisk eksponeret person (PEP) eller en nærtstående til en PEP.

Hvis vi ønsker at behandle dine oplysninger til andre formål – for eksempel til markedsføring – vil vi altid informere dig herom og indhente dit samtykke til denne behandling. Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og vores legitime interesse i at markedsføre vores virksomhed.

Vores hjemmeside

Såfremt du skal afgive visse personoplysninger for at kunne anvende enkelte af vores hjemmesides funktioner, kan du vælge ikke at afgive de pågældende personoplysninger. I konsekvens heraf kan du muligvis ikke benytte den ønskede funktion. For eksempel har vi brug for dine kontaktoplysninger for at kunne besvare en henvendelse fra dig.

Vi anvender cookies på hjemmesiden.

Videregivelse af personoplysninger

Vi kan overlade dine personoplysninger til KHL´s samarbejdspartnere og leverandører.

Vores samarbejdspartnere behandler alene personoplysningerne på KHL´s vegne og i overensstemmelse med vores instruks.

Vi kan videregive dine oplysninger til eksterne tredjeparter, hvis vi bliver pålagt det, eller det er en del af den ydelse, vi leverer til dig. Det kan f.eks. være til politiet, Skat, andre offentlige myndigheder, domstole, voldgiftsretter, andre advokatvirksomheder, modparter i sager og eksterne samarbejdspartnere.

Når vi skal indsætte klientmidler på en klientkonto, har vi pligt til at videregive identitetsoplysninger til det kontoførende pengeinstitut.

Tredjelande

KHL overfører ikke dine personoplysninger til tredjelande (lande uden for EU/EØS).

Behandlingssikkerhed

Vi har implementeret tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et passende højt sikkerhedsniveau. Vi har en række interne sikkerhedsprocedurer og politikker. Vi gør vores bedste for at passe på dine personoplysninger og for at sikre dine personoplysningers kvalitet og integritet.

Hvis du har behov for at sende os følsomme personoplysninger, anbefaler vi, at du benytter kryptering, f.eks. sikker e-mail eller kodebeskyttelse af vedhæftede filer.

Opbevaring og sletning

Generelt opbevarer vi personoplysninger, der er indsamlet til brug for vores sagsbehandling, så længe det er nødvendigt for det eller de formål, hvortil oplysningerne behandles. Som udgangspunkt opbevarer vi oplysningerne i 10 år efter sagens afslutning. I særlige tilfælde kan opbevaringsperioden være kortere eller længere, herunder for at overholde retlige krav til sletning eller opbevaring.

Personoplysninger, som vi har indhentet efter hvidvaskloven, opbevares i fem år efter klientforholdets ophør, hvorefter de slettes. Vi har pligt til at sikre, at de oplysninger, som vi indsamler og som stadig er relevante for en transaktion, løbende holdes opdaterede, og vi vil med mellemrum, så længe klientforholdet består, kontakte dig med henblik på ajourføring.

Dine rettigheder

Du har som udgangspunkt ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, ret til at gøre indsigelse mod indsamling og videre behandling af dine personoplysninger, ret til berigtigelse af dine personoplysninger, ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset, ret til at anmode om, at vi sletter de personoplysninger, som vi har registreret om dig, under visse omstændigheder ret til at anmode om, at vi giver dig en kopi af dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og til at anmode om, at vi transmitterer oplysningerne til en anden dataansvarlig og ret til, hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.

Der kan være betingelser eller begrænsninger for dine rettigheder. For eksempel begrænser vores tavshedspligt dine rettigheder, hvis ikke du er eller har været klient.

Du kan benytte dig af dine rettigheder ved at kontakte os. Ved henvendelser vedrørende dine rettigheder skal du give os tilstrækkelige oplysninger til, at vi kan behandle din henvendelse, herunder dit fulde navn og din e-mailadresse, så vi kan identificere dig og besvare din henvendelse. Vi vil svare på din henvendelse hurtigst muligt.

Klage

Hvis du er uenig i den måde, som vi behandler dine personoplysninger på, eller de formål, som vi behandler oplysningerne til, er du velkommen til at kontakte os.

Du kan også indgive en klage til:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5. sal
1300 København K
T: +45 3319 3200
Mail: dt@datatilsynet.dk

Ændringer af privatlivspolitikken

Der kan opstå et behov for at opdatere denne eksterne privatlivspolitik og vi sikrer løbende, at den er opdateret, retvisende og i overensstemmelse med gældende lovgivning og principperne for retmæssig behandling af personoplysninger.

Kontaktoplysninger

Hvis du ønsker at benytte dig af dine rettigheder, hvis du ikke ønsker at modtage flere meddelelser fra os, eller hvis du i øvrigt har spørgsmål til vores privatlivspolitik, kan du rette henvendelse til os på info@advokatkhl.dk eller +45 7634 1700.

Juni 2018